Congrès annuel et exposition de la SCO

RESEIGNEMENTS POUR LES EXPOSANTS

Veuillez prendre note que le salon des exposants du Congrès annuel 2023 de la SCO affiche complet. Si vous souhaitez ajouter votre nom à la liste d’attente, écrivez à Christine Bruce à l’adresse cbruce@cos-sco.ca. Merci!

Demande d’espace d’exposition

Plan d’étage

Prospectus des exposants

GES services d’expositions

Lettre d’exemption douanière

NOTE IMPORTANTS : ATTRIBUTION DES EMPLACEMENTS

La planification d’un congrès en personne en temps de pandémie pose des défis particuliers. Nous tenterons l’impossible pour vous attribuer l’emplacement de votre choix. C’est toutefois la SCO qui déterminera la disposition des kiosques d’entreprises de façon à maximiser l’espace, faciliter la circulation et tenir compte de l’imposition potentielle d’une distanciation sociale. Les kiosques sont attribués en fonction du niveau de commandite, de la taille des kiosques, des besoins des exposants et de l’utilisation efficace de la surface d’exposition. Les commanditaires de 2023 ont le premier choix d’emplacement.

Dates limites importantes

Le 3 mars - Annulation d’un stand réservé

Le 3 avril - Paiement final des frais de location d’un stand

Demande d’approbation d’un plan ou d’un « croquis » d’îlot ou de péninsule

Le 21 avril - Demande de distribution de cadeaux promotionnels dans les chambres

Le 1 mai - Demande de distribution de nourriture et de boisson à un stand

Présentation du profil de l’organisme et du logo

Approbation des incitatifs

Inscription des exposants

Le 25 mai - Réservation des chambre d’hôtel au tarif de groupe

Exposition - montage et démontage

Déchargement et installation du stand Le mercredi 14 juin 1400-2000

Bureau de service Le mercredi 14 juin 1400-2000

Le jeudi 15 juin 0800-2000

Installation du stand et montage Le jeudi 15 juin 0800–2000

Démontage et chargement Le dimanche 18 juin, 1330-1800

Heures du salon des exposants

Le vendredi 16 juin, 0930-1730

Le samedi 17 juin, 0930-1730

Le dimanche 18 juin, 0930-1330

Les pauses et le dîner des participants seront servis dans le salon des exposants; le dîner des exposants sera servi dans le salon des exposants entre 1145 et 1215.

Pause de l’avant-midi : 1000-1045

Dîner : 1215-1330

Pause de l’après-midi : 1500-1545

Contactez-nous

LOGISTIQUES, EXPOSITIONS

Christine Bruce
Gestionnaire des événements, commandites et expositions
Société canadienne d’ophtalmologie
cbruce@cos-sco.ca
Tél : 613.729.6779 poste 226
Fax : 613.729.7209

SERVICES D’EXPOSITION ET TRANSPORT DE FRET

GES
serviceinfo@ges.com

COURTIER EN DOUANE

John Santini
Directeur d’opérations
ConsultExpo Inc.
johns@consultexpoinc.com
www.consultexpoinc.com/onlineforms
Tél : 514.482.8886 x1

<h2>INFORMATION FOR EXHIBITORS</h2>Please note that the 2023 COS Annual Meeting Exhibit Hall is currently sold out. If you would like to be added to the waitlist, please email Christine Bruce at cbruce@cos-sco.ca. Thank you!<a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://storage.grenadine.co/public.grenadine.co/global/387/347/cf0a3989ba1d2661adefec6fbd6fdac2.pdf">Exhibitor Prospectus</a><a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://www.conferenceharvester.com/harvester2expw/login.asp?EventKey=TYTTMCHE">Booth registration</a><a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://www.conferenceharvester.com/floorplan/floorplan.asp?EventKey=TYTTMCHE">Floorplan </a><a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://ordering.ges.com/CA-00062148">GES Service Kit</a> <a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://storage.grenadine.co/public.grenadine.co/global/387/347/53645eaf798d6d6bf4e7fb67a7f62a73.pdf">Customs Exemption Letter</a> <h3>IMPORANT NOTE: SPACE ASSIGNMENT</h3>Please note that planning for an in-person meeting during a pandemic creates unique challenges. While COS will make every effort to ensure that selected booth location is accepted, it is important to note that final placement of companies’ booth will be determined by COS in order to best maximize the space, traffic flow and take into account the potential need for social distancing. Exhibits are assigned according to sponsorship levels, booth size, exhibitor requirements and efficient use of all exhibit square footage. 2023 sponsors have first option on booth location.<h3> </h3><h3>Important deadlines</h3>March 3 - Cancellation of reserved booth space or tabletopApril 3 -    Final payment on booth rental                 Submission of plan or “sketch” for island/peninsula display for approvalApril 21 -  Request for hotel room dropsMay 1 -    Request to distribute food and beverage in the booth                Request to use COS logo                 Approval of any incentive                Booth staff registrationMay 25 - Hotel reservations at group rate<h3> </h3><h3>Exhibit move-in and move-out</h3>Load-in and booth setup               Wednesday, June 14, 1400–2000Service desk                                   Wednesday, June 14, 1400–2000                      Thursday, June 15, 0800–2000Booth setup and move-in              Thursday, June 15, 0800–2000Teardown and load-out                 Sunday, June 18, 1330-1800 <h3>Exhibit hours</h3>Friday, June 16, 0930–1730Saturday, June 17, 0930–1730Sunday, June 18, 0930–1330Delegate breaks and lunches will be served in the Exhibit Hall; lunches for exhibitor representatives will be served in the Exhibit Hall 1145–1215.Morning break: 1000–1045Lunch: 1215–1330Afternoon break: 1500–1545<h3> </h3><h3>Contact information  </h3>EXHIBIT MANAGEMENTChristine Bruce Manager, Event Operations, Sponsorship and Exhibits  Canadian Ophthalmological Society cbruce@cos-sco.ca EXHIBIT & FREIGHT SERVICESGES <a href="mailto:serviceinfo@ges.com">serviceinfo@ges.com</a> CUSTOMS BROKERJohn Santini Director of Operations ConsultExpo Inc. Tel: (514) 482-8886 ext. 1 <a href="mailto:johns@consultexpoinc.com">johns@consultexpoinc.com</a> www.consultexpoinc.com/onlineforms

<h2>RESEIGNEMENTS POUR LES EXPOSANTS</h2>Veuillez prendre note que le salon des exposants du Congrès annuel 2023 de la SCO affiche complet. Si vous souhaitez ajouter votre nom à la liste d’attente, écrivez à Christine Bruce à l’adresse cbruce@cos-sco.ca. Merci!<a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://www.conferenceharvester.com/harvester2expw/login.asp?EventKey=TYTTMCHE">Demande d’espace d’exposition</a><a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://www.conferenceharvester.com/floorplan/floorplan.asp?EventKey=TYTTMCHE">Plan d’étage</a><a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://storage.grenadine.co/public.grenadine.co/global/387/347/cf0a3989ba1d2661adefec6fbd6fdac2.pdf">Prospectus des exposants</a> <a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://ordering.ges.com/CA-00062148">GES services d’expositions</a>  <a target="_blank" rel="noopener noreferrer" href="https://storage.grenadine.co/public.grenadine.co/global/387/347/53645eaf798d6d6bf4e7fb67a7f62a73.pdf">Lettre d’exemption douanière</a> <h2>NOTE IMPORTANTS : ATTRIBUTION DES EMPLACEMENTS</h2>La planification d’un congrès en personne en temps de pandémie pose des défis particuliers. Nous tenterons l’impossible pour vous attribuer l’emplacement de votre choix. C’est toutefois la SCO qui déterminera la disposition des kiosques d’entreprises de façon à maximiser l’espace, faciliter la circulation et tenir compte de l’imposition potentielle d’une distanciation sociale. Les kiosques sont attribués en fonction du niveau de commandite, de la taille des kiosques, des besoins des exposants et de l’utilisation efficace de la surface d’exposition. Les commanditaires de 2023 ont le premier choix d’emplacement. <h2>Dates limites importantes</h2>Le 3 mars -    Annulation d’un stand réservéLe 3 avril -     Paiement final des frais de location d’un stand                      Demande d’approbation d’un plan ou d’un « croquis » d’îlot ou de péninsuleLe 21 avril -   Demande de distribution de cadeaux promotionnels dans les chambresLe 1 mai -      Demande de distribution de nourriture et de boisson à un stand                      Présentation du profil de l’organisme et du logo                      Approbation des incitatifs                      Inscription des exposantsLe 25 mai -   Réservation des chambre d’hôtel au tarif de groupe <h2>Exposition - montage et démontage</h2>Déchargement et installation du stand    Le mercredi 14 juin 1400-2000Bureau de service                                     Le mercredi 14 juin 1400-2000                     Le jeudi 15 juin 0800-2000Installation du stand et montage             Le jeudi 15 juin 0800–2000Démontage et chargement                      Le dimanche 18 juin, 1330-1800 <h2>Heures du salon des exposants</h2>Le vendredi 16 juin, 0930-1730Le samedi 17 juin, 0930-1730Le dimanche 18 juin, 0930-1330Les pauses et le dîner des participants seront servis dans le salon des exposants; le dîner des exposants sera servi dans le salon des exposants entre 1145 et 1215.Pause de l’avant-midi : 1000-1045Dîner : 1215-1330Pause de l’après-midi : 1500-1545 <h2>Contactez-nous  </h2>LOGISTIQUES, EXPOSITIONSChristine Bruce Gestionnaire des événements, commandites et expositions Société canadienne d’ophtalmologie cbruce@cos-sco.ca Tél : 613.729.6779 poste 226 Fax : 613.729.7209 SERVICES D’EXPOSITION ET TRANSPORT DE FRETGES <a href="mailto:serviceinfo@ges.com">serviceinfo@ges.com</a> COURTIER EN DOUANEJohn Santini Directeur d’opérations ConsultExpo Inc. <a href="mailto:johns@consultexpoinc.com">johns@consultexpoinc.com</a> www.consultexpoinc.com/onlineforms Tél : 514.482.8886 x1